Leistungen

Leistungen: Workflow-Automatisierung, System-Integration und KI-gestützte Prozesse

Automatisierung ist kein Selbstzweck. Für B2B-Unternehmen zählt, ob Prozesse stabil, auditierbar und für Fachbereiche verständlich sind. Deshalb betrachten wir jede Lösung aus drei Perspektiven: Workflow-Automatisierung, System-Integration und KI-gestützte Prozesse.

In den folgenden Abschnitten finden Sie detaillierte Einblicke in unser technisches Vorgehen, typische Use Cases und die Vorteile für Ihr Unternehmen. Wenn Sie direkt klären möchten, wie das zu Ihrer Situation passt, können Sie jederzeit ein Automationsparring buchen.

Workflow-Automatisierung: Von manuellen Tätigkeiten zu nachvollziehbaren Abläufen

Viele Automatisierungsprojekte scheitern daran, dass Abläufe nur teilweise automatisiert werden. Ein kleines Skript löst ein Problem, ein externes Tool automatisiert einen anderen Ausschnitt – doch insgesamt bleibt der Prozess intransparent. Unser Ansatz mit n8n und Python ist ein anderer: Wir verstehen den kompletten Prozess und bilden ihn genau so ab, dass Fachbereiche ihn nachvollziehen und IT-Teams ihn betreiben können.

Typische Anwendungsfälle

  • Lead-Routing & Qualifizierung: Eingehende Leads aus Formularen, Events oder Downloads werden automatisch ins CRM geschrieben, angereichert (z. B. durch Firmendaten), priorisiert und an das zuständige Vertriebsteam verteilt.
  • Angebots- & Auftragsprozesse: Daten aus dem CRM werden für das ERP aufbereitet, Plausibilitätschecks durchgeführt und Angebote oder Aufträge automatisiert angelegt.
  • Service- und Ticketprozesse: Tickets aus Mail, Chat oder Portalen werden kategorisiert, SLA-relevant priorisiert und mit den richtigen Kunden- und Vertragsdaten angereichert.

Technische Umsetzung

  • n8n dient als visuelles Orchestrierungstool. Workflows werden in klar benannten Schritten aufgebaut, inklusive Logging und Fehlerbehandlung.
  • Python-Skripte übernehmen dort, wo reine Konfiguration nicht ausreicht: komplexe Transformationslogik, spezielle Berechnungen, Integrationen in Systeme ohne komfortable API.
  • Webhooks, Events und Scheduling ermöglichen verschiedene Trigger: zeitgesteuert (z. B. stündliche Syncs), eventbasiert (z. B. neuer Auftrag) oder manuell angestoßen (z. B. zur Korrektur).

Sicherheit und Betrieb

  • Workflows können On-Premise oder in einer dedizierten Cloud-Umgebung betrieben werden.
  • Berechtigungen, Logging und Monitoring sind integraler Bestandteil – kein nachträgliches Add-on.
  • Durch die Kombination aus visuellen Workflows und Code-Bausteinen bleiben Lösungen erweiterbar, ohne komplett neu entwickelt werden zu müssen.

Konkrete Fragen zu laufenden Workflows? Werfen Sie einen Blick in unsere FAQ zur Prozessautomatisierung oder klären Sie Ihren individuellen Prozess direkt im Automationsparring.

System-Integration: Brücken zwischen Salesforce, Sage, Business Central und Altsystemen

Eine saubere Workflow-Automatisierung setzt voraus, dass Ihre Systeme miteinander sprechen. Besonders im B2B-Umfeld gibt es jedoch zwei wiederkehrende Herausforderungen: komplexe Standard-Systeme wie Salesforce, Sage oder Business Central mit anspruchsvollen APIs – und Altsysteme ohne API, die vermeintlich nur per Export/Import erreichbar sind.

API-First, wo möglich

  • Wenn CRM und ERP über moderne REST- oder SOAP-APIs verfügen, setzen wir konsequent auf diese Schnittstellen.
  • Wir definieren klar, welches System in welchem Bereich Datenhoheit hat (z. B. Kundenstammdaten primär im ERP, Interaktionen im CRM).
  • Datenmodelle werden so abgestimmt, dass sie fachlich sinnvoll und technisch wartbar sind.

On-Premise-Extraktion, wo nötig

Viele Altsysteme bieten zwar keinen Cloud-Connector, aber lokalen Datenbankzugriff oder Datei-Exporte. In solchen Fällen setzen wir n8n und Python direkt auf Ihrer Infrastruktur ein:

  • Python-Skripte lesen Daten aus Datenbanken oder strukturieren Exportfiles (CSV, XML, proprietäre Formate).
  • n8n orchestriert den Ablauf, überträgt bereinigte Daten in Systeme wie Salesforce oder ein ERP und protokolliert jeden Schritt.
  • Wo erforderlich, sorgen Webhooks und Queue-Systeme dafür, dass trotz On-Premise-Anbindung keine unnötigen Latenzen entstehen.

Beispiele für Integrationsszenarien

  • Salesforce ↔ Sage: Debitoren, Belege und Zahlungsinformationen werden zwischen beiden Systemen synchronisiert, sodass Vertrieb und Buchhaltung auf denselben Datenstand zugreifen.
  • Salesforce ↔ Business Central: Opportunities im CRM werden bei Erreichen bestimmter Statusstände in Business Central als Angebote oder Aufträge angelegt.
  • Shop ↔ ERP ↔ CRM: Bestellungen aus dem Shop werden ins ERP zur Abwicklung und ins CRM zur Kundenhistorie gesendet; Statusänderungen laufen zurück ins CRM.

Wie man konkret Altsysteme ohne API mit Salesforce verbindet, erläutern wir ausführlich in der entsprechenden FAQ auf der Startseite. Wenn Sie Ihre Systemlandschaft diskutieren möchten, buchen Sie ein Automationsparring und wir bewerten Ihre Ausgangslage gemeinsam.

KI-gestützte Prozesse: OCR & LLMs für Belegerfassung und Wissensarbeit

Während klassische Integrationen strukturierte Daten voraussetzen, liegen viele kritische Informationen in unstrukturierter Form vor: PDFs, eingescannten Belegen, E-Mail-Texten oder Anhängen. Mit einer Kombination aus OCR (Texterkennung) und Large Language Models (LLM) bauen wir Prozesse, die diese Informationen zuverlässig nutzbar machen.

Funktionsweise im Überblick

  • Erfassung: Neue Dokumente landen in einem definierten Eingangskanal (Ordner, E-Mail-Postfach, API-Endpoint). Ein n8n-Workflow erkennt den neuen Eingang und stößt die Verarbeitung an.
  • Texterkennung & Vorstrukturierung: Eine OCR-Komponente wandelt das Dokument in Text um, erste Regeln ordnen das Dokument einem Typ zu (Rechnung, Bescheid, Vertrag, Formular).
  • Semantische Analyse per LLM: Ein LLM extrahiert gezielt relevante Felder (z. B. Beträge, Steuern, Referenznummern, Kundennamen, Fristen) und bildet bei Bedarf mehrere Hypothesen.
  • Validierung & Übergabe: Python-Skripte prüfen Plausibilitäten, valide Datensätze werden in CRM, ERP oder andere Ziellösungen übernommen; Zweifelsfälle landen in einem Review-Queue.

Sicherheit und Governance

  • Verarbeitung kann vollständig in Ihrer Infrastruktur stattfinden, sofern entsprechende Modelle und OCR-Lösungen verfügbar sind.
  • Logging und Audit-Trails sorgen dafür, dass jede automatische Entscheidung nachvollziehbar bleibt.
  • Sensible Daten können vor der Weitergabe an externe KI-Dienste pseudonymisiert oder maskiert werden.

Wie KI-basierte Belegerfassung via OCR konkret funktioniert, erklären wir in der FAQ-Sektion auf der Startseite. Wenn Sie prüfen möchten, welche Ihrer Dokumentprozesse sich eignen, klären wir das im Automationsparring.

Nächster Schritt: Automationsparring buchen

Wenn Sie wissen möchten, welche dieser Leistungsbereiche bei Ihnen den größten Hebel hat, buchen Sie ein kostenloses Automationsparring. In 30 Minuten identifizieren wir 1–2 konkrete Ansatzpunkte für die nächsten 90 Tage – technisch fundiert, ohne Sales-Pitch.

Jetzt Automationsparring buchen